Suvi Kinnunen -

Somevinkkejä tapahtumajärjestäjäjille

Tapahtumasi markkinointi sosiaalisessa mediassa on merkittävä tekijä tilaisuuden onnistumisen kannalta. Olipa tilaisuutesi ammattipuolelta tai suoraan kuluttajille suunnattu, sosiaalinen media on hyvin suurella todennäköisyydellä toimiva ja kustannustehokas markkinointiväylä tilaisuudellesi. Kokosimme yhteen vinkkejä siitä, mitä kanavia hyödyntää tapahtumasi sosiaalisen median markkinoinnissa, kuinka usein julkaista sosiaaliseen mediaan ja kuinka maksimoida tapahtumaan osallistuvien jakama materiaali sosiaalisessa mediassa.

Päätä tavoitteesi

Kuten tapahtuman suunnittelussakin, markkinoinnin tärkein osa on päättää sen tavoitteet –  onko tavoitteenasi houkutella lisää osallistujia vai onko heidät kenties kutsuttu jo erikseen?  Valitsipa tavoitteeksi minkä tahansa, niin sosiaalinen media ja sen oikeanlainen hyödyntäminen voi tuottaa sinulle liidejä, parantaa tapahtumasi näkyvyyttä ja nostaa brändisi imagoa. Mikäli tapahtumassasi on näytteilleasettajia, kannattaa kertoa panostuksista sosiaaliseen mediaan, sillä tämä on myyntivaltti ja saattaa ratkaista yhteistyöyritysten ja potentiaalisten näytteilleasettajien halukkuuden osallistua.

Valitse kanavat

Kun tiedät mitä tavoittelet sosiaalisen median osalta, voit kirkastaa viestisi ja valita tapahtumallesi sopivimmat kanavat. Kannattaa miettiä tarkkaan, mitkä sosiaalisen median kanavat palvelevat tavoitteitasi, sillä muutama hyvin aktiivinen ja hyvin haltuun otettu kanava, kuin monta hitaasti päivittyvää ja sinne päin tehtyä tiliä.

Kannattaa pitää huoli siitä, että kanavillasi on visuaalisesti näyttävä ja ennen kaikkea yhtenäinen ilme. Tämä antaa paremman mielikuvan tapahtumastasi ja organisaatiostasi sekä houkuttelee osallistumaan herkemmin. Muista lähestyttävä ja persoonallinen ote!

 


Kun kanavat on valittu, on aika käydä sisällön kimppuun. Tässä muutamia sisältöideoita:

– Behind the scenes materiaali (Muista monikanavaisuus – Instagram Stories, Facebook ja Twitter)

– Live-lähetykset

– Muistuta early bird –lippujen päivämääristä

– Kilpailut

– Kysele ja osallistuta yleisöä ja hyödynnä tätä sisältöä (esimerkiksi: musiikkifestareita järjestättäessä kysy ihmisten tulevia asukokonaisuuksia, urheilutapahtumaa suunniteltaessa voit jakaa osallistuvien harjoitusaikatauluja ja niin edelleen.)

– Jaa sisältöä esiintyjistä ja puhujista (Muista merkitä puhujan käyttäjä julkaisuusi, jotta mahdollisuutesi siihen, että puhuja jakaa päivityksen eteenpäin omalle verkostolleen kasvaa.)

– Tapahtumapaikan historia ja ympäröivä alue

– Reittiohjeet ja paikalliset nähtävyydet mikäli kyseessä on kansainvälinen tapahtuma

– Kierrätä tai luo yhteistyö- ja sponsoriyrityksistä sisältöä

Kuinka usein julkaista sosiaaliseen mediaan?

On hankalaa antaa täysin tarkkaa ohjeistusta siitä, kuinka usein julkaista ennen tapahtumaasi. Julkaisutahtia kannattaa kiihdyttää tasaisesti sitä mukaa kun tapahtumasi lähenee. Viimeistään pari kolme viikkoa ennen tapahtumaa olisi hyvä päästä yli viiteen julkaisuun viikossa hieman kanavista riippuen. Twitterissä julkaisutahti voi hyvin olla useita twiittejä päivässä, kun taas Instagramissa ja Facebookissa voi olla hieman maltillisempi.

Erityisesti Facebook-eventien kanssa kannattaa ottaa huomioon, että osallistujat ja tapahtumasta kiinnostuneet saavat jokaisesta julkaisusta ilmoituksen, jonka takia laatu korvaa määrän. Liiallinen spämmääminen voi ärsyttää tapahtumaan osallistuvia. Ota huomioon, että Facebook-tapahtumassa julkaisuja ei voi ajastaa.

Kuinka maksimoida tapahtumastasi jaettava sosiaalisen median materiaali?

Ota tapahtumaan valokuvausbooth tai kuvausseinä

Valokuvausbooth on oiva lisä tilaisuuteesi sillä sen lisäksi, että se on mukava ajanvietto osallistujalle tapahtuman aikana, se myös kasvattaa mahdollisuutta kuvamateriaalin jakamiseen sosiaalisessa mediassa.

Tuota helposti jaettavaa materiaalia

Tuota helposti jaettavaa materiaalia sisältöä esiintyjistä ja puhujista. Keynote-puhujien tai esiintyjien ammattitaidosta ja teemoista voi mitä suurimmalla todennäköisyydellä ammentaa sisältöä sosiaaliseen mediaan. Lainaukset ja nostot puhujan aiempien esityksien perusteella toimivat yleensä hyvin ja niitä jaetaan paljon. Muista merkitä puhujan käyttäjä julkaisuusi, jotta mahdollisuutesi siihen että puhuja jakaa päivityksen eteenpäin omalle verkostolleen kasvaa.

Tee tapahtuman hashtag hyvin selväksi

Mainitse tapahtumasi aihetunniste jokaisessa sosiaalisen median kanavn kuvaustekstissä ja mieluiten myös kansikuvassa. Aihetunniste kannattaa myös mainita sähköpostien allekirjoituksissa, printtimateriaalissa sekä osallistujien nimikortissa. Hashtagin tulee olla selkeä ja helposti muistettava. Liian pitkä aihetunniste saattaa hankaloittaa viestintää esimerkiksi Twitterissä, jossa merkkimäärä on muutenkin hyvin rajallinen (140 merkkiä).

Kilpailut

Yksi hyvä keino osallistaa tapahtumasi kävijöitä jakamaan sisältöä sosiaaliseen mediaan on järjestää kilpailuita, joissa palkintona voi olla esimerkiksi liput ensi vuoden tapahtumaan tai mikäli kyseessä on tilaisuus, johon on vapaa pääsy, voi palkintona mahdollisesti hyödyntää esimerkiksi yhteistyöyrityksiä ja heidän tarjontaansa.

Tapahtumamarkkinointi sosiaalisessa mediassa

Pähkinänkuoressa:

  1. Päätä tavoite sosiaalisen median osalta -> mikä on pääviestisi? Mikä hashtag?
  2. Perusta tarvittavat tilit, tee taustatyöt, etsi seuraajia ja muista visuaalinen ja yhtenäinen ilme.
  3. Informoi osallistuvia sosiaalisen median osalta.
  4. Käynnistä ja aikatauluta sisällöntuotantoprosessi ja tee sisältörunko.
  5. Pidä huoli, että sinulla on someseinät.
  6. Perehdytä seinän moderoija ja roolita tiimi (kuka vastaa mistäkin kanavasta, videokuvaa, kuvaa, ajastaa)
  7. Ajasta sisältö mahdollisuuksien mukaan, muista myös ajankohtaiset uutiset ja seuraajien sisällön huomioiminen (kiihdytä postaustahtia tapahtuman lähestyessä ja etsi tarvittavien henkilöiden tilit valmiiksi!)
  8. Itse tapahtumassa tuota mielenkiintoista ja reaaliaikaista sisältöä.
  9. Älä jätä tilejä kuolemaan tapahtuman jälkeenkään.