Suvi Kinnunen -

Mitä ottaa huomioon ennen tapahtumaa?

Tapahtumasi onnistumisen kannalta sinun tulee ottaa huomioon pienimmätkin yksityiskohdat ennen tapahtumaa, tapahtuman aikana sekä tapahtuman jälkeen. Kokosimme yhteen keskeisimpiä vinkkejä tapahtumajärjestäjille – millaisia asioita tulisi ottaa huomioon ennen tapahtumaasi? Kun tapahtumallasi on visio, on aika käydä teeman kimppuun.

Altia_MKTG_Pasi_Salminen_

Teema

Tässä neuvoja teeman valitsemiseen:

1. Mikä on tilaisuutesi tavoite? Tiedä, minkä viestin haluat osallistujillesi välittää. Kun olet määritellyt  avainviestisi, sinun on helpompi päättää myös teema, sillä viestien tulee nivoutua teemaan luontevasti.

2. Mieti tilaisuuden luonnetta

oletko järjestämässä uuden tuotteen lanseerausta, varainkeruuseen liittyvää tilaisuutta vai kenties palkitsemassa henkilöstöä hyvästä tuloksesta? Tilaisuutesi luonteella on merkittävä rooli teeman valinnan kannalta.

3. Mieti osallistujia. Ovatko tilaisuuteesi osallistuvat sijoittajia, työntekijöitä vai kenties asiakkaita? Onko mukaan kutsuttu myös perhe? Minkä ikäisiä osallistujat ovat? Mikäli olet järjestänyt tapahtumia aiemmin ja sinulla on niistä palautetta, hyödynnä aiemmin toimineet ideat rohkeasti.

4. Luo iskulause helpottaaksesi teeman keksimistä. Jos sinulla on hankaluuksia keksiä teemaa, kannattaa kokeilella käyttää apuna iskulausetta, joka on muodostettu tilaisuutesi ydinviesteistä. Tämä auttaa sinua tiivistämään ja lopulta kiteyttämään teeman. Voit myös kokeilla listata sanoja, joita sinulle tulee ydinviesteistäsi mieleen ja kokeilla tulisiko idea sitä kautta.

WS_venue_1600x900

Budjetti

Budjetin kannalta kannattaa miettiä tapahtumasi onnistumisen kannalta olennaisimpia asioita ja keskittää budjettia siihen. Mikäli tilaisuutesi on maksullinen, sinun tulee huolehtia osallistujille helppo ja selkeä maksuväline ja kanava.

Varaa tilat & tekniikka

Ennen tilan varaamista sinulla tulee olla selvillä alustava budjetti, tavoittelemasi osallistujamäärä, tapahtuman luonne ja ajankohta – tarvitsetko tietyn päivämäärän, vai onko ajankohta joustava? Yksi tärkeimmistä asioista tilaa varatessa on miettiä vieraittesi kulkuyhteyksiä. Tiedätkö mistä vieraasi saapuvat? Tee lista siitä, mitkä ovat ehdottomia elementtejä tilalle ja varaa tilat hyvissä ajoin.

Ota tilavarauksessa huomioon myös alku- ja loppujärjestelyihin kuluva aika.

 

Sisältö & esiintyjät

Uudet kokemukset, opit ja verkostoitumismahdollisuudet ovat niitä asioita, mihin halutaan investoida, joten kannattaa nähdä vaivaa juuri oikeanlaisen esiintyjän saadaksesi. Jos ohjelmanumero on tapahtumasi kohokohta, saattaa olla fiksumpaa aikatauluttaa lähemmäs loppupuolta, mikä pitää mielenkiinnon hereillä loppuun asti.

Mielessä tietty päivämäärä?

Ole hyvissä ajoin liikkeellä. Ohjelmanumero vaikuttaa suuresti myös esimerkiksi budjetointiin ja päätöksiin siitä maksaako tapahtumaasi osallistuminen. Sisällön kannalta hyvin tärkeää on sen oikea ajoitus tapahtuman kokonaisuudessa.

Pidä huoli, että tapahtumasi ohjelmanumerot ja sisältö ovat linjassa valitsemasi teeman kanssa.

F-sali seminaari

Neuvoja oikeanlaisen puhujan valitsemiseksi

1.Päätä ja tunnista tapahtumasi teema – miksi ihmiset kerääntyvät yhteen? Mitkä ovat tapahtuman tavoitteet? Pohdi myös osallistujiesi odotuksia – mitä he tulevat oppimaan?

2. Mieti, millainen esitys toimii parhaiten tapahtumassasi? Katso aikatauluasi. Vieraspuhuja toimii hyvin esimerkiksi konferenssin tai seminaarin aloittajana tai lopettajana. Toisaalta keynote-puheenvuoro saattaa tarjota virtaa lounaan jälkeen.

3. Minkä tyylinen puhuja sopii parhaiten tarpeisiisi? Listaa ylös asioita, joita haluat puhujalla olevan ja millaisia tuntemuksia haluat puhujan yleisössäsi herättävän. Näin sinun on helpompi kysyä apua ammattilaisilta. Monilla ammattipuhujilla on videonäytteitä, joita kannattaa tarkastella.

4. Päätä budjettisi, tutki ja vertaa eri esiintyjien hintoja. Pitääkö hinta sisällään matkustus- tai majoituskulut. Kuuluko esityksen personointi hintaan?

5. Juttele aina suoraan puhujan kanssa, jotta saat paremman tuntuman siitä, onko hän sopiva tapahtumaasi. Lisäksi tee puhujalle etukäteen selväksi tilaisuuden visio ja tavoitteet, jotta varmistat yhteen hiileen puhaltamisen.

1600

Kaipaatko lisävinkkejä?

Tapahtumissa piilee aarre! Piirsimme aarrekartan ja kokosimme lisää vinkkejä onnistuneeseen tapahtumaan! Nämä ja paljon muuta voit löytää osoitteesta aarre.messukeskus.com.

Kokosimme myös oppaan onnistuneisiin kokouksiin ja seminaareihin. Sen löydät täältä.

Entistä timanttisempia tilaisuuksia toivotellen,
Suvi